A digitalização do transporte rodoviário de mercadorias avança com uma nova obrigação que afetará diretamente os carregadores, os transportadores, os operadores logísticos e as empresas que gerem expedições de produtos: o Documento eletrónico de controlo administrativo, conhecido como DeCA ou documento de controlo digital.
Este documento substituirá progressivamente o formato em papel e permitirá comprovar, de forma digital e verificável, as informações essenciais de cada serviço de transporte. O seu objetivo é melhorar a rastreabilidade, facilitar as inspeções, reduzir erros administrativos e modernizar a gestão documental em toda a cadeia logística.
O que é o documento de controlo digital (DeCA)?
O documento de controlo digital é um documento administrativo que contém a informações básicas sobre um transporte rodoviário. Serve para identificar corretamente a operação, as partes envolvidas e as principais condições do serviço.
Entre os dados que devem ser incluídos encontram-se a identificação do expedidor contratual e do transportador efetivo, a origem e o destino do transporte, a descrição da mercadoria, a data do serviço, a matrícula do veículo, os dados do condutor, a referência contratual ou económica do transporte e qualquer observação relevante relacionada com a operação.
Na prática, O DeCA funciona como um comprovativo documental do serviço de transporte. Permite comprovar que a operação está devidamente documentada e que a informação está disponível para todos os agentes autorizados, especialmente em caso de controlo rodoviário.
Quando é que vai passar a ser obrigatório?
A Lei da Mobilidade Sustentável estabelece que o documento de controlo administrativo exigido para o transporte público rodoviário de mercadorias deverá ser obrigatoriamente digital dez meses após a entrada em vigor da lei.
Isto torna obrigatório o documento de controlo digital em outubro de 2026, mais concretamente a partir de 5 de outubro de 2026, de acordo com a interpretação setorial decorrente do calendário normativo.
A partir dessa data, as empresas deverão ter os seus processos adaptados para gerar, conservar e disponibilizar o documento em formato eletrónico, evitando depender exclusivamente do papel.
A que meios de transporte diz respeito?
O DeCA será aplicável ao transporte rodoviário interno de mercadorias em Espanha, ou seja, aos serviços com origem e destino no território espanhol. Abrange igualmente as operações de cabotagem realizadas no território nacional.
Estão isentos desta obrigação os transportes internacionais que decorram parcialmente em Espanha, uma vez que, nesses casos, são utilizados os documentos de controlo previstos nos acordos internacionais correspondentes.
Para empresas do setor de ferragens, fornecimento industrial, distribuição profissional ou comércio B2B, esta medida é especialmente relevante quando atuam como carregadores, expedidores ou destinatários de mercadorias, ou quando gerem transporte próprio ou contratado para abastecer pontos de venda, armazéns ou clientes profissionais.
Quem é o responsável pelo documento?
A responsabilidade recai principalmente sobre duas figuras: o transportador contratado e o transportador efetivo.
O expedidor contratante é quem contrata o transporte, enquanto o transportador efetivo é quem presta materialmente o serviço. Ambos devem garantir que o documento existe, que contém as informações corretas e que pode estar disponível durante o transporte e, posteriormente, durante o período de conservação exigido.
Os operadores logísticos, as agências de transporte ou as plataformas digitais podem intervir fornecendo dados ou gerando o documento, mas a responsabilidade final pela sua existência e disponibilidade recai sobre as partes obrigadas pela regulamentação.
Como funciona o documento de controlo digital?
O documento deve ser gerado antes do início efetivo do serviço. Não se trata de digitalizar um documento em papel, mas sim de criar um ficheiro eletrónico nativo a partir de dados estruturados.
Depois de gerado, o documento é armazenado num repositório digital e fica associado a um URL único. O condutor pode aceder ao documento em formato digital, por exemplo, num dispositivo móvel ou numa cópia impressa, sempre com um código QR visível que permita aceder ao documento eletrónico.
Em caso de inspeção, o condutor poderá apresentar o ficheiro PDF ou diretamente o código QR. A autoridade competente deve poder verificar e descarregar o documento diretamente, sem necessidade de credenciais, autenticações ou passos manuais que dificultem o acesso.
Principais requisitos técnicos
O documento eletrónico de controlo administrativo deve cumprir uma série de condições técnicas para ser válido.
Deve ser gerado em formato PDF nativo, com um tamanho máximo de 5 MB, e não será válido se for simplesmente o resultado da digitalização de um documento em papel. Além disso, deve incluir um código QR associado a um URL único e seguro.
O URL deve começar por HTTPS e permitir o download direto do PDF durante o serviço. Pode incluir medidas de segurança, como tokens ou encriptação, mas não pode bloquear o acesso à consulta nem exigir nome de utilizador e palavra-passe para consultar o documento.
Deve também ser registada a data e a hora de criação do documento, bem como qualquer alteração posterior. Desta forma, o sistema permite manter um histórico rastreável da operação.
O que acontece se houver alterações durante o transporte?
Durante o trajeto, podem ocorrer incidentes, atrasos, mudanças de motorista, alterações no veículo, mudanças de destino ou qualquer outra circunstância que afete o serviço.
A regulamentação prevê duas opções: alterar o documento eletrónico existente, mantendo o mesmo URL e o mesmo código QR, ou gerar um novo PDF com um novo URL e um novo código QR. Em ambos os casos, os dados anteriores devem ser conservados para garantir a rastreabilidade e o condutor deve receber o documento atualizado.
Isto representa uma vantagem importante em relação ao papel, uma vez que permite manter um registo organizado das alterações e evitar versões contraditórias ou documentos incompletos.
Conservação
O expedidor contratual e o transportador efetivo devem conservar os documentos eletrónicos gerados durante, pelo menos, um ano.
A conservação pode ser efetuada no próprio repositório digital onde o documento foi gerado ou noutro sistema habilitado para o efeito. Se o documento for gerado por uma das partes, basta que a outra parte o possa descarregar e conservá-lo durante o prazo legal.
Este aspeto é especialmente importante para empresas com um elevado volume de expedições, uma vez que será necessário dispor de uma gestão documental organizada, acessível e segura.
Vantagens para empresas e transportadores
Embora o documento de controlo digital tenha surgido como uma obrigação administrativa, representa também uma oportunidade para melhorar a eficiência da cadeia logística.
Entre as suas principais vantagens, destacam-se:
- Maior rastreabilidade de cada transporte.
- Redução de erros na documentação.
- Menor dependência do papel.
- Acesso mais rápido à informação.
- Melhor coordenação entre carregadores, transportadores e destinatários.
- Maior agilidade nas inspeções.
- Arquivo digital de documentos e versões.
- Consulte a partir de qualquer dispositivo autorizado.
Para as empresas de abastecimento industrial, ferragens profissionais, distribuição e comércio especializado, esta digitalização pode ajudar a controlar melhor as expedições, melhorar a comunicação com as transportadoras e reduzir os problemas administrativos.
Diferença entre o DeCA, o documento de controlo digital e outros documentos de transporte
O termo oficial é Documento eletrónico de controlo administrativo, ou DeCA. No entanto, no mercado também se utilizam expressões como «documento de controlo digital», «DCA» ou «DCDT».
É importante não o confundir com outros documentos de transporte, como a carta de porte, o eCMR, os documentos ADR, os documentos relativos a resíduos ou a documentação específica de determinados tipos de mercadorias.
A regulamentação permite a utilização de formatos associados a outros documentos de transporte, desde que incluam todos os dados exigidos para o documento de controlo administrativo e permitam identificar claramente o expedidor contratual e o transportador efetivo.
Como se preparar antes de outubro de 2026
A adaptação ao documento de controlo digital não deve ser deixada para a última hora. As empresas podem começar por rever os seus atuais processos de transporte e documentação.
Algumas medidas recomendadas são:
- Identificar quais as operações de transporte que serão afetadas.
- Revise quem atua como expedidor contratual em cada caso.
- Coordenar com transportadores, operadores logísticos e fornecedores de tecnologia.
- Verifique se as plataformas utilizadas geram PDFs nativos com QR verificável.
- Certifique-se de que o documento é criado antes do início do serviço.
- Defina um sistema de arquivamento digital por pelo menos um ano.
- Formar pessoal envolvido no transporte marítimo, armazenagem, administração e logística.
O documento de controlo digital marca um passo relevante na modernização do transporte rodoviário de mercadorias em Espanha. Para além da conformidade regulamentar, introduz uma forma mais eficiente, segura e rastreável de gerir a documentação associada a cada serviço.
Para os expedidores, transportadores e empresas que trabalham diariamente com o transporte de cargas, antecipar será fundamental. Adaptar sistemas, formar equipas e coordenar com fornecedores de logística permitir-lhe-á alcançar outubro de 2026 com uma operação mais preparada, ágil e fiável.
A digitalização do documento de controlo melhora a gestão do transporte e reforça a segurança dos documentos em toda a cadeia logística.